Aspek- aspek yang perlu di perhatikan dalam proses pelelangan (tender) proyek property

BAB I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang 

Dalam upaya mendapatkan pekerjaan ( proyek ) pada sector jasa konstruksi hampir selalu  melalui proses  yang  dinamakan  pelelangan  (  tender  ). Proses  ini  menjadi  sangat penting bagi pengusaha jasa konstruksi, karena kelangsungan hidupnya sangatlah tergantung dari berhasil atau tidaknya proses ini.  Penetapan harga pelelangan ( tender ) ditentukan oleh berbagai pertimbangan dan terkadang  hanya  berdasarkan naluri bisnis.  Hal ini sangatlah menentukan besar / kecilnya keuntungan ( profit ) yang masih mungkin diperoleh kontraktor dan persentase kemungkinan memenangkan proyek.Pemasaran   merupakan   suatu   fungsi   yang meliputi   sejumlah   aktivitas   dalam menukarkan  jasa  perusahaan  konstruksi  untuk  keuntungan  ekonomis.  Menurut  konsep pemasaran modern, focus aktivitas tersebut adalah pelelangan, dan mengalir kembali kepada kontraktor yang kemudian  dapat merencanakan cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Penawaran  bersaing  (  competitive  bidding  )  adalah  jenis  lain  dari pricing  dalam  istilah pemasaran. Dalam penawaran bersaing, setiap penawar pada  suatu kontrak tertentu harus menyerahkan  yang    masih  dapat   dipertanggungjawabkan ( lowest, responsive, dan responsible) akan memenangkan tender tersebut.Strategi penawaran ( bidding strategy ) bagi suatu perusahaan sangatlah bergantung pada  tujuan  perusahaan,  di  antaranya  adalah  memaksimumkan  keuntungan  (  profit  ). Karakteristik  kontrak  dalam  industry  konstruksi  ditandai  oleh  persaingan  yang  makin meningkat, batas keuntungan yang tidak tinggi ( low profit margin ), dan nilai risiko gagal yang tinggi.

                    Perkiraan harga sebuah proyek adalah biaya hasil perhitungan yang dilakukan oleh seorang  estimator  berdasarkan dokumen lelang ( gambar rencana dan spesifikasi ). Dalam tahap ini harga yang diperoleh adalah harga biaya langsung ( direct cost ), sedangkan harga penawaran  adalah  biaya  langsung  ditambah  sejumlah  nilai  nominal  tertentu.  Besarnya penambahan biaya tertentu tersebut disebut nilai  markup, dengan maksud agar kontraktor memperoleh keuntungan dan menutupi biaya overhead perusahaan.  Markup adalah selisih antara harga penawaran dengan rencana anggaran biaya pekerjaan ( biaya langsung ditambah dengan biaya tak langsung ).

Permasalahan utama kontraktor dalam mengajukan penawaran adalah menempatkan harga  penawaran  tidak  dapat  diajukan terlalu  tinggi dengan harapan untuk  mendapatkan profit yang besar,  sebaliknya tidak dapat mengajukan harga terlalu rendah dengan harapan peluang mendapatkan proyek semakin besar. Dua kondisi yang berlawanan ini berlangsung dalam waktu yang sama, sehingga akan sangat  menyulitkan kontraktor untuk menentukan harga  penawaran  yang  tepat  (  terbaik  ).  Dalam  penawaran  pelelangan  proyek,  segala sesuatunya  harus  nampak  jelas  dan  rasional,  sehingga  hal  ini  sangat   penting   dalam menentukan strategi penawaran yang tepat.

Masalah – masalah yang akan timbul diantaranya adalah sebagai berikut :

•          Persaingan  kontraktor  semakin  meningkat  dalam memenangkan  kontrak  atas pekerjaan

           melalui  penawaran bersaing.

•          Penambahan   markup   yang   terlalu   besar   atas biaya   estimasi   proyek   akan mempersulit

           kontraktor untuk memenangkan proyek.

•          Penambahan  markup   yang  terlalu  rendah  atas  biaya estimasi  proyek  akan mempersulit

           kontraktor untuk mendapatkan keuntungan.

Mendapatkan perkiraan nilai markup yang diimplementasikan dalam penawaran proyek – proyek konstruksi,  sehingga  dapat  digunakan  sebagai  “  acuan  “dalam  pengajuan  harga penawaran.  Menyediakan  suatu  alat  bantu  bagi  kontraktor  dalam  menyusun  strateginya menghadapi  tender  sistem  penawaran  bersaing,  mengetahui  kesempatan  terbaik  dalam mengikuti tender sistem  penawaran bersaing ( mendapatkan ) kesempatan optimum untuk memenangkan proyek dan mendapatkan keuntungan ).

1.2 Maksud dan Tujuan 

Maksud dan tujuan penulisan ini adalah menjelaskan tentang pola kerja dan strategi kontraktor   dalam   menyusun   proposal   tender,   terutama   dalam   mengantisipasi   resiko pekerjaan.

Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk   mengetahui strategi harga penawaran yang terbaik untuk memenangkan suatu tender dengan memperoleh keuntungan yang baik pula.

1.3 Perumusan Masalah 

Tahap awal dalam perkara penawaran ( bidding ) adalah menentukan untuk ikut atau tidak ikut dalam sebuah pelelangan. Keputusan ini sangat tergantung dari 4 aspek , yaitu:

•          Aspek dari proyek itu sendiri ( jenis proyek, ukuran proyek, tingkat resiko)

•          Aspek internal perusahaan ( kebutuhan akan pekerjaan, kemampuan perusahaan)

•          Aspek pasar ( kondisi ekonomi, kompetisi antarpenawar)

•          Aspek sumber daya yang dimiliki ( estimator, subkontraktor).

Sebagai gambaran, untuk menyusun proposal tender proyek konstruksi, kira – kira daftar pekerjaan
kontraktor akan seperti ini :

1.  Memahami scope of work dan kondisi kontrak

2.  Membaca spesifikasi material / pekerjaan dari setiap bagian konstruksi

3.  Melakukan site visit untuk memahami kondisi lokasi
4.  Menghitung seluruh quantity pekerjaan   dari      gambar tender (civil,  steel structures,piping,    

      mechanical, E/I, architectural, pipelines )

5.  Meminta penawaran harga dari supplier / subkontraktor

6.  Membuat review tentang metode konstruksi yang akan digunakan

7.  Membuat review tentang resources yang diperlukan

8.  Menganalisa harga satuan setiap pekerjaan

9.  Menyusun schedule pekerjaan, untuk dibandingkan dengan jangka waktu

10. Penyelesaian proyek yang diminta oleh Client.

Adapun beberapa faktor resiko yang perlu diperhitungkan dalam membuat suatu penawaran pada tender proyek konstruksi, yakni:

a.   Inflasi

Setiap negara memiliki nilai inflasi pada tiap daerahnya. Tiap daerah di Indonesia memiliki  inflasi  sekitar  8  –  10  %  tiap  tahunnya.  Hal  ini  berpengaruh  terhadap fluktuasi pada biaya pekerja dan  material selama periode pelaksanaan konstruksi, sehingga penting untuk diperhitungkan apabila sewaktu – waktu harga material naik pada saat pelaksanaan proyek sedang berjalan.

b.   Lokasi proyek

Lokasi proyek  juga  memperhitungkan  harga  penawaran  tender.  Sebelumnya  kita harus melihat  dimana letak lokasi proyek, apakah berada di daratan tinggi, daratan rendah, melewati sungai,  ataupun berada di tengah perkebunan. Hal – hal tersebut sangat berpengaruh terhadap biaya mobilitas dan material yang dipergunakan disana.

c.   Keadaan Lapangan

Keadaan meliputi; jenis tanah, sumber air yang dibutuhkan, dan kontur dari lapangan tersebut. Seperti halnya jenis tanah pada lokasi proyek merupakan tanah merah, justrusangat  berpengaruh  kepada  lamanya  proses  penggalian.  Lama  pekerjaan  menjadi semakin   bertambah  sehingga  kontraktor  dapat  melakukan  penawaran  terhadap penambahan waktu pekerja (lembur).

d.  Cuaca lokasi proyek

Cuaca di lapangan merupakan faktor resiko yang perlu diperhitungkan. Faktor cuaca itu seperti  intensitas hujan, angin, dan suhu. Misalnya, faktor hujan mempengaruhi terhadap pekerjaan. Apabila  jenis tanah di proyek merupakan tanah merah, berarti pekerjaan  semakin  berat  jika  hujan  turun  dalam  intensitas  yang  besar.  Hal  ini mempengaruhi   terhadap  sulitnya   pekerjaan   dan  mobilitas  material,         sehingga kontraktor sangat memperhitungkan terhadap perpanjangan waktu dan biaya.

e.   Keamanan

Keamanan suatu wilayah sangatlah   menunjang      pengerjaan      suatu   proyek pembangunan. Dalam faktor ini keamanan dipengaruhi oleh kehidupan sosial dan suasana politik  pada wilayah proyek tersebut. Apabila suatu daerah dianggap tidak aman maka kontraktor perlu  memperhitungkan biaya keamanan seperti penambahan penjagaan terhadap material dan operasional pada lokasi proyek.

f.   Ketersedian bahan material

Ketersediaan material sangatlah penting, berhubung kontraktor memerlukan material untuk  melaksanakan  pembangunan.  Namun  apabila  pada  daerah  tersebut  sangat minim ketersediaan material (seperti semen, pasir,kayu, besi dan sebagainya), maka kontraktor  membeli  pada daerah  lain  yang  terdekat  dari lokasi proyek.  Sehingga menambah  mobilitas   dari            bahan  material   tersebut.     Factor  resiko  ini   dapat diperhitungkan dalam membuat suatu penawaran.

1.4 Pembatasan Masalah

Lingkup  pembahasan  yang  diambil  disini  dititikberatkan  pada  strategi  harga  penawaran tender pada  proyek konstruksi dengan memperhitungkan faktor resiko. Penawaran dalam tulisan ini adalah untuk tender  sistim terbuka yang digunakan sebagai studi tentang model strategi penawaran untuk  proyek  konstruksi di  Indonesia,  khususnya pada pembangunan perumahan.

1.5 Metodologi

Metodologi  dalam  penulisan     ini  adalah  studi  literature   dengan menerapkan pada suatu kasus tender proyek agar pengaplikasiannya dapat dilihat lebih jelas. Metode ini dimulai dengan  studi literature tentang strategi penawaran tender dari berbagai refrensi  buku. Tahap – tahap yang perlu dilakukan adalah:

1.  Pengambilan data penawaran konstruksi

Pengambilan data-data penawaran dilakukan kontraktor pada  pelelangan tender. Data – data yang dikumpulkan, meliputi penawaran selama beberapa waktu beserta data penawaran tender terakhir sebagai data pengujian dan lembar kontrak kerja.

2.  Pengolahan data

Data–data penawaran selama beberapa waktu pada tender proyek pembangunan perumahan digunakan  sebagai  acuan  penghitungan  estimasi  biaya  proyek. Kemudian data-data penawaran  diubah menjadi rasio penawaran terhadap estimasi biaya  dan  dilanjutkan  dengan  perhitungan   mean,  standar  deviasi  dan  varian. Dilanjutkan dengan perhitungan probabilitas menang.
3.  Membuat kesimpulan

Bila kontraktor sangat membutuhkan pekerjaan demikian pula dengan para pesaing yang juga membutuhkan, dan sama-sama menguasai teori model strategi penawaran, maka sebaiknya digunakan model Friedman dengan distribusi diskrit berganda untuk para pesaing yang dikenal identitasnya,  namun apabila para pesaing tidak dikenal identitasnya maka gunakan model Friedman dengan  distribusi normal tunggal. Bila para pesaing tidak terlalu membutuhkan pekerjaan atau permintaan pasar lagi 'boom', maka sebaiknya menggunakan model penawaran Gates atau Ackoff & Sasieni  yang menghasilkan mark up optimum yang lebih besar. Sebaiknya diusahakan kecermatan dalam  menghitung estimasi biaya proyek agar didapat hasil yang mendekati biaya aktual proyek.

1.6 Sistematika Pembahasan

Uraian mengenai umum, latar belakang permasalahan, maksud dan tujuan, perumusan permasalahan yang hendak dibahas, pembatasan permasalahan, metodologi penulisan, serta sistematika penulisan.

BAB II : Tinjauan Pustaka

         Uraian  singkat  mengenai  penawaran  pada  suatu  tender  proyek  konstruksi,  serta dijelaskan  secara  teoritis mengenai faktor pertimbangan menyusun penawaran dan strategi untuk memenangkan tender.

Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk sebuah tender biasanya mengikuti persyaratan yang diminta oleh owner dalam proses penawaran proyek akan tetapi jika kita punya daya kreatif dan inovasi tinggi tentunya akan memberikan melebihi permintaan agar dapat menjadi yang terbaik dan memenangkan proses pelelangan proyek, meskipun untuk memenangkan tender terdapat berbagai faktor penentu lainya setidaknya dengan membuat dokumen penawaran yang baik kita sudah melakukan selangkah kedepan.

Tender proyek adalah sebuah proses pemilihan kontraktor yang tepat untuk melaksanakan proyek

Dokumen lelang yang disiapkan owner ( pemilik proyek) atau diwakili konsultan antara lain:

·         Rencana kerja dan syarat-syarat

·         Syarat-syarat megikuti lelang

·         Jadwal lelang

·         Daftar pekerjaan dan volume masing-masing pekerjaan ( bill of quantity)

·         Gambar perencanaan proyek

Definisi proyek

Dokumen lelang yang disediakan kontraktor dalam penawaran proyek konstruksi antara lain:

·         surat keterangan ahli konstruksi

·         Pengalaman kerja perusahaan

·         Daftar tenaga ahli

·         Daftar peralatan proyek

·         Schedule, atau jadwal proyek (kurva s, network planning atau bar chart)

·         Metode kerja pelaksanaan proyek

·         Surat jaminan pelaksanaan dari bank

·         Foto kopi KTP dan ijazah tenaga ahli

·         Rencana anggaran biaya pelaksanaan proyek

·         struktur organisasi pelaksanaan proyek

·         Spesifikasi bahan yang akan dipakai untuk proyek

·         dll

BAB III: Model – model Strategi Harga Penawaran Dengan Memperhitungkan faktor resiko pada tender  proyek konstruksi.

BAB IV: Pembahasan

Bab ini  membahas dan menganalisa penawaran yang dipakai dalam penerapan model   strategi   penawaran  dengan   menerapkannya   pada   proyek   pembangunan perumahan

BAB V : penutup

Kesimpulan

Dapat ditarik kesimpulan bahwasanya dalam proses tender  kecermatan, ketelitian, kejelian, pengamatan dan pengalaman  adalah hal paling utama yang harus dimiliki oleh para pelaku tender, karna siapapun itu tidak ada yang mau atau siapa pun itu dalam menjalankan usahannya berkeinginan merugi apalagi bangkrut, maka dari itu kesemuanya itu harus dimiliki para pelaku usaha, karna persaingan semakin ketat, bukan hanya untuk mengejar keuntungan semata bagi para kontraktor, tapi juga untuk membuktikan kualitas, kuantitas dan keprofesionalan para pelaksana tender untuk membuktikan diri menjadi yang terbaik, dan bersaing secara sehat dalam prosesnya

Daftar pustaka

-          Refrensi dari  para pelaksana tender proyek property.